Privacy verklaring ITTEL B.V. en WHIXX B.V.
- Inleiding
ITTEL B.V., statutair gevestigd te Enschede aan de Strootsweg 30, (7547 RW) en Whixx B.V., statutair gevestigd aan de Strootsweg 30 (7547 RW), hierna tezamen te noemen en beiden tevens handelend onder de naam: ‘’Whixx Telecom en ICT’’ zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.
ITTEL B.V. en Whixx B.V. treden afhankelijk van de dienstverlening op als:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor klantgegevens en facturatiegegevens
- Verwerker voor gegevens die via onze netwerken en diensten worden verzonden wanneer wij deze diensten namens onze klanten leveren
- Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde telecommunicatiediensten waarbij wij samen met partners diensten aanbieden
- Contactgegevens
ITTEL B.V.
Strootsweg 30
7547 RW te Enschede
088 -7733377
Whixx B.V.
Strootsweg 30
7547 RW te Enschede
088 -7733377
Functionaris Gegevensbescherming voor ITTEL B.V. en Whixx B.V.: de heer M. Langbroek.
E-mail:
088-7733310
- Persoonsgegevens die wij verwerken
ITTEL B.V. en Whixx B.V. verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruikt maakt van één van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt. Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Naam (voor- en achternaam), adres en contactgegevens (waaronder doch niet uitsluitend telefoonnummer, e-mailadres, kopie van het legitimatiebewijs of verblijfsdocument (zonder foto en BSN-nummer), giro- of bankrekeningnummer);
- Geboortedatum en geslacht;
- (Financiële) gegevens voor facturatie;
- Technische gegevens (IP-adres, apparaat-informatie en unieke apparaat-identificatiemiddelen);
- Telefoonnummers en belgegevens;
- Internetgebruik, internetbrowser en dataverkeer (o.a. doch niet uitsluitend gegevens over uw activiteiten op onze website alsook gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen alsmede uw dataverbruikpatronen, technische configuratiesystemen, netwerk identificatiegegevens en belgeschiedenis voor zover u telecomdiensten bij ons afneemt);
- Locatiegegevens;
- Overige persoonsgegevens die de klant actief verstrekt, in correspondentie en/of telefonisch.
- Doelen en grondslagen voor gegevensverwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Voor het uitvoeren van onze dienstverlening en overeenkomst, waaronder tevens begrepen het doorvoeren van wijzigingen in producten en/of diensten en u daaromtrent te kunnen informeren;
- Voor facturatie en betalingsverwerking;
- Voor klantenbeheer en serviceverlening;
- Voor het functioneren van onze netwerken en diensten, waaronder in elk geval begrepen:
- Het technisch mogelijk maken van communicatie over onze netwerken
- Het waarborgen van de integriteit en beveiliging van onze netwerken
- Het beheren en toewijzen van nummers, IP-adressen en andere technische identificatiemiddelen
- Het monitoren van netwerkprestaties en -kwaliteit
- Het detecteren en voorkomen van fraude en misbruik van onze telecomdiensten
- Het uitvoeren en faciliteren van nummerportabiliteit
- Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder begrepen de bewaarplicht;
- Voor beveiligingsdoeleinden;
- Voor marketingactiviteiten (alleen met uw toestemming).
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op de volgende grondslagen conform artikel 6 AVG:
- Uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben;
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- Gerechtvaardigd belang;
- Uw toestemming.
- Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
- Verkeers-, bel- en/of en locatiegegevens: maximaal 6 maanden na het moment van registratie;
- Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming.
Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om deze langer te bewaren.
- Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
In het kader van onze telecomdiensten delen wij gegevens met:
- Andere telecomaanbieders voor het tot stand brengen van communicatie tussen verschillende netwerken
- Interconnectiepartners voor het afhandelen van internationale gesprekken
- Leveranciers van nummerinformatiediensten
- Providers van noodhulpdiensten (112)
- Leveranciers van technische ondersteunende diensten (hosting, netwerk-infrastructuurbeheer)
- Bevoegde autoriteiten in de zin van artikel 13.2 Telecommunicatiewet voor zover wij hier wettelijk toe gehouden zijn.
Daarnaast kan Whixx B.V. en/of ITTEL B.V. uw persoonsgegevens aan andere derden verstrekken. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming. Anderzijds; indien u als klant persoonsgegevens opvraagt van, bijvoorbeeld één van uw werknemers, verstrekken wij deze enkel en alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van deze desbetreffende persoon.
In het kader van wettelijke verplichtingen kunnen wij gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten conform de Telecommunicatiewet. Ons personeel dat toegang heeft tot deze gegevens is verplicht tot geheimhouding.
- Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Toegangsbeperking tot persoonsgegevens (alleen voor geautoriseerd personeel);
- Beveiligde serveromgeving;
- Encryptie van gevoelige gegevens;
- Regelmatige beveiligingstests en updates;
- Een formeel veiligheidsbeleid voor gegevensverwerking;
- Training van personeel inzake gegevensbescherming;
- Fysieke beveiligingsmaatregelen voor onze systemen.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.
In het kader van door ons aangeboden telecommunicatie worden gegeven verwerkt conform de vereisten van artikel 11.5 Telecommunicatiewet.
- Verwerking van uw gegevens
Conform artikel 30 AVG houden wij een register bij van onze verwerkingsactiviteiten. Dit register bevat informatie over:
- De doeleinden van de verwerkingen
- De categorieën betrokkenen en persoonsgegevens
- De ontvangers van persoonsgegevens
- Bewaartermijnen
- Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Wanneer wij als verwerker optreden voor onze klanten (bijvoorbeeld bij het hosten van diensten of het leveren van beheerde ICT-omgevingen), sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wanneer wij derden inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijk zijn, sluiten wij eveneens een verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomsten bevatten minimaal:
- Het onderwerp en de duur van de verwerking
- De aard en het doel van de verwerking
- Het soort persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen
- De rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
- Bepalingen over beveiliging, datalekken en onderaannemers
- Cookies en vergelijkbare technologieën
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op onze website en in onze diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij uw bezoek aan onze website worden opgeslagen op uw apparatuur. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website, ter optimalisatie van de website en uw gebruiksgemak. Zij zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert en onthouden uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Voor het plaatsen van niet-functionele cookies vragen wij eerst uw toestemming. U kunt uw browser ook zo instellen dat deze geen cookies accepteert. Wij wijzen u er echter op dat sommige functionaliteiten dan mogelijk niet correct werken.
- Datalekken
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking, aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij houden een overzicht bij van alle inbreuken in verband met persoonsgegevens, inclusief de feiten omtrent de inbreuk, de gevolgen en de genomen corrigerende maatregelen. De betrokkenen worden hiervan in kennis gesteld. Die kennisgeving zal in elk geval de aard van de inbreuk vermelden, eventuele aanbevolen maatregelen om de mogelijke nadelige gevolgen te beperken en de contactinformatie van degene met die u contact op kunt nemen voor meer informatie omtrent het datalek.
- Specifieke bepaling voor zakelijke klanten van onze ICT- en/of telecom diensten
Wanneer wij diensten leveren waarmee de zakelijke klant zelf persoonsgegevens verwerkt (zoals hostingdiensten, beheerde netwerkdiensten of clouddiensten), treden wij op als verwerker. In die gevallen:- Verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de klant
- Zorgen wij voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
- Ondersteunen wij de klant bij het naleven van diens verplichtingen onder de AVG
- Verlenen wij bijstand bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen
- Melden wij datalekken aan de klant conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst
Zakelijke klanten die onze diensten gebruiken voor het verwerken van persoonsgegevens van hun eigen klanten, medewerkers of andere betrokkenen, dienen hun eigen privacyverklaring op te stellen en te voldoen aan hun eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.
- Uw rechten
U heeft het recht om:
- Uw persoonsgegevens in te zien;
- Uw persoonsgegevens te laten corrigeren;
- Uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
- Uw toestemming in te trekken;
- Bezwaar te maken tegen de verwerking;
- Uw gegevens over te dragen;
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, intrekking toestemming, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.
Als u gebruik maakt van onze telecommunicatiediensten heeft u aanvullend het recht:
- Op nummerportabiliteit bij overstap naar een andere aanbieder
- Op specificatie van uw telecommunicatiekosten
- Om opgenomen te worden in of verwijderd te worden uit telefoongidsen en abonnee-informatiediensten
- Om nummeridentificatie aan of uit te zetten
Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.
Tot slot: Whixx B.V. en ITTEL B.V. willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons